Dokumen yang Dibutuhkan untuk Mengikuti Tender Proyek Konstruksi

Mengikuti tender proyek konstruksi membutuhkan persiapan yang matang, terutama dalam hal dokumen administrasi, legalitas, dan teknis. Dokumen yang lengkap dan sesuai persyaratan akan meningkatkan peluang perusahaan untuk memenangkan tender, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta.

Artikel ini akan membahas secara lengkap dokumen yang diperlukan untuk mengikuti tender proyek konstruksi dan bagaimana cara mempersiapkannya dengan baik.

1. Dokumen Administrasi dan Legalitas Perusahaan

Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan telah terdaftar secara sah dan memiliki izin usaha yang sesuai.

✅ Akta Pendirian Perusahaan → Dokumen resmi yang menyatakan pendirian perusahaan dan susunan kepemilikannya.
✅ Nomor Induk Berusaha (NIB) → Diperlukan sebagai bukti legalitas perusahaan dalam menjalankan usaha.
✅ Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) → Wajib bagi perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi.
✅ Tanda Daftar Perusahaan (TDP) atau Pengganti dalam OSS → Bukti bahwa perusahaan telah terdaftar secara resmi.
✅ Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan → Menunjukkan kepatuhan perusahaan terhadap pajak.
✅ Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) → Bukti lokasi kantor perusahaan.
✅ Surat Keterangan Fiskal (SKF) → Dokumen dari kantor pajak yang menunjukkan perusahaan tidak memiliki tunggakan pajak.

Pastikan semua dokumen ini aktif dan diperbarui sesuai dengan regulasi terbaru.

2. Dokumen Sertifikasi dan Kompetensi

Agar memenuhi standar dalam proyek konstruksi, perusahaan dan tenaga kerjanya harus memiliki sertifikasi tertentu.

A. Sertifikasi Perusahaan

✅ Sertifikat Badan Usaha (SBU) → Diterbitkan oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) sebagai bukti bahwa perusahaan memiliki klasifikasi dan kualifikasi yang sesuai.
✅ ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu) → Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sistem manajemen yang sesuai standar internasional.
✅ ISO 45001 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja - K3) → Menjamin bahwa perusahaan menerapkan sistem keselamatan kerja di proyek.
✅ Sertifikat Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) → Diperlukan untuk proyek yang mensyaratkan penggunaan komponen dalam negeri.

B. Sertifikasi Tenaga Kerja

✅ Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK Konstruksi) → Wajib bagi tenaga ahli dan tenaga terampil yang bekerja di proyek konstruksi.
✅ Sertifikat Keahlian (SKA) → Diperlukan untuk tenaga profesional seperti insinyur dan manajer proyek.

3. Dokumen Keuangan dan Pajak

Dokumen keuangan berfungsi untuk menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kondisi finansial yang sehat dan mampu menjalankan proyek yang ditawarkan.

✅ Laporan Keuangan Audited → Harus diperiksa oleh akuntan publik untuk menunjukkan kredibilitas finansial perusahaan.
✅ Rekening Koran 3-6 Bulan Terakhir → Untuk menunjukkan aliran keuangan perusahaan.
✅ Surat Dukungan Bank → Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki akses ke pendanaan yang cukup untuk proyek.
✅ Bukti Pembayaran Pajak (SPT Tahunan dan PPh 21/23/25/Final) → Sebagai bukti kepatuhan terhadap kewajiban perpajakan.

Jika perusahaan membutuhkan tambahan modal untuk menjalankan proyek, sertakan juga surat jaminan bank atau fasilitas kredit yang tersedia.

4. Dokumen Teknis

Dokumen teknis mencakup semua aspek yang berhubungan dengan metode pelaksanaan proyek dan kemampuan perusahaan dalam menyelesaikan pekerjaan.

✅ Metode Pelaksanaan Proyek → Dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dikerjakan dari awal hingga selesai.
✅ Rencana Anggaran Biaya (RAB) → Perhitungan detail mengenai biaya pekerjaan, material, tenaga kerja, dan alat yang dibutuhkan.
✅ Jadwal Pelaksanaan Proyek → Timeline proyek mulai dari persiapan, eksekusi, hingga penyelesaian.
✅ Struktur Organisasi Proyek → Daftar tenaga ahli dan pekerja yang terlibat dalam proyek, beserta sertifikasinya.
✅ Daftar Peralatan dan Mesin → Inventaris alat berat dan perlengkapan yang akan digunakan dalam proyek.

Dokumen teknis harus dibuat dengan rinci dan profesional agar menunjukkan kesiapan perusahaan dalam menangani proyek.

5. Dokumen Pengalaman dan Referensi Kerja

Untuk membuktikan kredibilitas dan rekam jejak perusahaan, penyelenggara tender biasanya meminta dokumen terkait pengalaman kerja sebelumnya.

✅ Daftar Riwayat Proyek → Berisi proyek-proyek yang telah diselesaikan, termasuk nilai kontrak dan lingkup pekerjaan.
✅ Surat Keterangan dari Klien Sebelumnya → Rekomendasi dari perusahaan atau instansi yang pernah bekerja sama.
✅ Kontrak Kerja atau SPK (Surat Perintah Kerja) Proyek Sebelumnya → Sebagai bukti keterlibatan dalam proyek sebelumnya.

Perusahaan yang memiliki pengalaman dalam proyek serupa biasanya memiliki peluang lebih besar untuk memenangkan tender.

6. Dokumen Jaminan dan Asuransi

Beberapa proyek tender mengharuskan perusahaan menyediakan jaminan dan perlindungan finansial untuk menjamin pelaksanaan proyek.

✅ Jaminan Penawaran (Bid Bond) → Biasanya sekitar 1-3% dari nilai proyek, sebagai bukti keseriusan mengikuti tender.
✅ Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) → Dibutuhkan setelah memenangkan tender untuk menjamin proyek akan berjalan sesuai kontrak.
✅ Jaminan Pemeliharaan (Maintenance Bond) → Untuk menjamin pemeliharaan proyek setelah selesai dikerjakan.
✅ Asuransi Konstruksi (Contractor’s All Risk Insurance) → Melindungi proyek dari risiko kecelakaan atau bencana selama masa konstruksi.

Jaminan ini biasanya diterbitkan oleh bank atau perusahaan asuransi terpercaya.

Kesimpulan

Untuk mengikuti tender proyek konstruksi, perusahaan harus mempersiapkan berbagai dokumen administrasi, sertifikasi, keuangan, teknis, pengalaman, dan jaminan. Dengan dokumen yang lengkap dan disusun secara profesional, perusahaan memiliki peluang lebih besar untuk memenangkan proyek yang ditawarkan.

Agar tidak terhambat dalam proses tender, pastikan semua dokumen selalu terbaru, sesuai regulasi, dan lengkap sejak awal proses pengajuan. 🚀